De Muzieksommelier verzorgd unieke muzikale concepten en teambuildingactiviteiten. Ze bieden activiteiten omtrent muziek op de werkvloer, live muziek en andere concepten.
De Muzieksommelier heeft een prachtige website waarop bezoekers aanvragen kunnen doen en hun contactinformatie kunnen achterlaten. Tot kort geleden werd deze informatie handmatig verwerkt in het CRM, Teamleader Focus en ActiveCampaign voor de nieuwsbrief. Aanvragen voor evenementen werden manueel in de Google Calendar geplaatst en opgevolgd. Samen hebben we de processen van De Muzieksommelier bekeken en een plan opgesteld om manuele taken te verminderen en processen te automatiseren.
We hebben stapsgewijs de flow gevolgd die bezoekers doorlopen wanneer zij in contact proberen te komen, ook wel de customer journey genoemd. Er zijn meerdere concepten beschikbaar op de website, het is dan ook van belang dat de juiste aanvraag op de juiste manier wordt verwerkt.
Omdat er verschillende processen zijn die afhankelijk van elkaar worden uitgevoerd, hebben we een goed onderscheid moeten maken tussen scenario's in Make. Uiteindelijk hebben we meerdere scenario's gebouwd die elk een stapje van het totale proces uitvoeren.
In de eerste plaats hebben we het webformulier en een Typeform gekoppeld aan Teamleader Focus, zodat contactinformatie automatisch wordt bewaard. Bezoekers die zich inschrijven voor de nieuwsbrief worden automatisch aan ActiveCampaign toegevoegd. Aanvullend wordt er in Teamleader Focus een deal aangemaakt waarbij de datum van het evenement dat is ingevuld automatisch in een custom field komt te staan.
Hierop hebben we nog een automatisering toegepast. In Google Calendar komt namelijk op de datum van het evenement een placeholder te staan, in de kleur grijs. Via een ander scenario houden we in de gaten welke deals zijn gewonnen. Zodra een deal op gewonnen wordt geplaatst, wordt het event in Google Calendar bevestigd en van kleur gewijzigd. Zo is er altijd een betrouwbaar overzicht van de planning!
